Entwurf der organisation

Das durch die Erfassung des Istzustandes angepasste Sollkonzept bildet die Ausgangsbasis für den Entwurf.

Bei dem Entwurf des Organisationsmodells werden alle Aufgaben (Aktionen) beschrieben und für jede Aufgabe folgende Details festgelegt:

* die Reihenfolge der Aufgaben (Ablauf)
* wie werden die Aktionen durchgeführt (Masken und Methoden)
* welche Daten und Sachmittel sind erforderlich
* welche Stellen sind zuständig (Aufbauorganisation)
* welche Verbindungen und Schnittstellen sind zu berücksichtigen
* welche Sicherheitsvorkehrungen sind notwendig.


Für die Darstellung der Reihenfolge der Aufgaben eignet sich ein Funktionendiagramm am besten. In diesem Diagramm können auch die zuständigen Stellen sowie die Hilfsmittel übersichtlich visualisiert werden.


Mittels der Aufgabenanalyse kann jede Aufgabe auch in einzelne Teilaufgaben zerlegt werden. Dieses Verfahren gleicht jenem der Programmanalyse, es wird TOP DOWN (vom gesamten Problem bis zu den einzelnen Aufgabenelementen) genannt.


In der Praxis hat es sich als günstig erwiesen, bereits in der Organisationsphase die Benutzeroberfläche (z.B. Menütechnik), die Bildschirmmasken und die Listbilder für die einzelnen Aufgaben zu entwerfen.

Dies hat den Vorteil, dass sich der zukünftige Anwender \"seine\" Lösung besser vorstellen kann und auch konkretere Verbesserungsvorschläge einbringen kann.

Mit den modernen Softwareentwicklungswerkzeugen (Datenbanksprachen der 4. Generation) ist es relativ leicht möglich, die Bildschirmentwürfe mit \"Leben\" zu versehen. Der Anwender ist damit gleich in der Lage, mittels der Entwürfe Daten einzugeben. Die Daten werden nicht weiterverarbeitet, sondern dienen lediglich zu Übungszwecken.

Diese Technik wird als \"Prototyping\" bezeichnet. Unter einem Prototyp wird eine schnell verfügbare Vorabversion eines Anwendungssystems verstanden. Prototyping war früher unter Verwendung von Programmiersprachen wie Basic oder Cobol viel zu aufwendig und wurde erst durch die Entwicklung der Datenbanksprachen der 4. Generation wirtschaftlich einsetzbar.

Arten des Prototyping

Nach der Art des Prototyping wird zwischen explorativem, experimentellem und evolutionärem Prototyping unterschieden.
Exploratives Prototyping: Ziel des explorativen Prototyping ist eine möglichst vollständige Spezifikation der Funktionsanforderungen des zu planenden Anwendungssystems. Zweck dieser Art des Prototyping ist es, den Systemplanern einen Einblick in die Anwendungsaufgabe zu ermöglichen, mit den Benutzern verschiedene Lösungsalternativen zu diskutieren und die Realisierbarkeit des geplanten Anwendungssystems in einem gegebenen organisatorischen Umfeld abzuklären. Die Vorgehensweise ist dadurch gekennzeichnet, dass man - ausgehend von ersten Vorstellungen über das geplante Anwendungssystem - einen Prototyp entwickelt, der es erlaubt, diese Vorstellungen anhand konkreter Anwendungsbeispiele zu prüfen und die gewünschten Funktionen sukzessiv auszuloten. Im Mittelpunkt stehen nicht die Qualität des Prototyps, sondern seine Funktionalität und leichte Veränderbarkeit und die Kürze der Entwicklungszeit. Exploratives Prototyping unterstützt daher primär die Spezifikation der Funktionsanforderungen.

Experimentelles Prototyping: Ziel des experimentellen Prototyping ist eine vollständige Spezifikation der Anforderungen. Zweck dieser Art des Prototyping ist es, die Tauglichkeit von Objektspezifikationen, von Architekturmodellen und von Lösungsideen für einzelne Systemkomponenten nachzuweisen. Die Vorgehensweise ist. dadurch gekennzeichnet, dass man - ausgehend von ersten Vorstellungen über die Zerlegung des Systems - einen Prototyp entwickelt, der folgendes erlaubt: die Wechselwirkungen zwischen den Systemkomponenten zu simulieren, anhand konkreter Anwendungsbeispiele die Zweckmäßigkeit der Schnittstellen der einzelnen Systemkomponenten zu überprüfen und die Flexibilität der Systemzerlegung im Hinblick auf Erweiterungen im Experiment zu erproben. Für die Qualität des Prototyps gilt das beim explorativen Prototyping Gesagte. Experimentelles Prototyping unterstützt also primär das System- und Komponentendesign der Anwendungssoftware.

Evolutionäres Prototyping: Ziel des evolutionären Prototyping ist eine inkrementelle Systemplanung, das heißt eine sukzessive Planungsstrategie nach folgender Vorgehensweise: Entwicklung eines Prototyps für die klar definierten Anforderungen. Das Ergebnis dient als Basissystem für den Anwender und für den nächsten Planungsschritt. Mit dem nächsten Planungsschritt werden weitere Anforderungen integriert und der Entwicklungsprozess beginnt von neuem. Damit wird die Systemplanung zu einem Prozess, der die Anwendung ständig begleitet. Prototyp und produktives Anwendungssystem sind nicht mehr unterscheidbar.

Die Versuchung, den Prototyp zum Anwendungssystem "hochzuziehen" ist in vielen Fällen sehr groß. Die Erfahrung hat gezeigt, dass dies meist deswegen problematisch ist, da die Prototypen unsystematisch wachsen und somit nicht klar und systematisch aufgebaut sind. Sie entsprechen nicht den Qualitätsanforderungen für ein Softwareprodukt! Auch wenn es oft weh tut:


Prototypen sind ein Wegwerfprodukt!

Der konsequente Folgeschritt besteht darin, die Methoden und Entscheidungsregeln der Weiterverarbeitung zu den Bildschirmentwürfen zuzuordnen.

Abbildung Bildschirmmaske für die Nachkalkulation


KFZ NACHKALKULATION

KFZ NR.: ____ MARKE _________________ TYPE: __________ FARBE: ________

EINKAUFSPREIS: ______ REPARATURKOSTEN: ______ KAPITALKOSTEN: ______

---------------------------------------------------------------------


VORKALKULIERTER VERKAUFSPREIS: ______
TATSÄCHLICHER VERKAUFSPREIS: ______

RABATT: __._

DECKUNGSBEITRAG: __._

F1 = HILFE ESC = ENDE F3 = SUCHEN F10 = SPEICHERN
Zu jedem Eingabefeld werden die Regeln und Methoden - soweit notwendig - beschrieben. Kennzeichnen der Pflichtfelder: Eingabefelder die zwingend einzugeben sind, werden gesondert markiert.

Methoden:

* Kapitalkosten: 1. Tage berechnen
(Verkaufsdatum - Einkaufsdatum)

2. Zinsen berechnen
Einkaufspreis * Tage * Zinssatz/36000



* Deckungsbeitrag: 1. Direkte Kosten
Einkaufspreis + Reparaturen + Zinsen
2. Deckungsbeitrag in % vom Verkaufspreis
(Verkaufspreis-Kosten)*100/Verkaufspreis


Bei der Analyse der Aufgaben können bereits die dafür notwendigen Informationen abgeleitet werden. Die Strukturierung dieser Daten ist Inhalt des nächsten Abschnittes.

Die Zuordnung der Aufgaben oder Teilaufgaben zu den bestehenden oder neu zu schaffenden Stellen kann in Form von Stellenbeschreibungen geschehen.

In den Stellenbeschreibungen sollten auch die Verbindungen zwischen den einzelnen Stellen festgehalten werden.

Beispiel: Die Verrechnungsstelle hat die Aufgabe, die abgeschlossenen Kaufverträge abzurechnen (z.B. Rechnungen zu erstellen oder auch die Nachkalkulation und die Provisionsabrechnung für den Verkäufer durchzuführen). Sie benötigt für die richtige Durchführung alle Daten über den Kaufvertrag vom Verkäufer und die Lagerungskosten vom Kundendienst. Die Verrechnungsstelle gibt täglich eine Kopie aller Fakturen an die Buchhaltung weiter.

Inhalt der Stellenbeschreibung können auch die zu verwendenden Methoden sein.

Zum Organisationsentwurf gehören auch die Entwürfe für die Raumorganisation und die damit verbundenen Transportwege, sowie die Vorkehrungen für die Datensicherung und den Datenschutz.

Beispiele für die Datensicherungsmaßnahmen in unserem Fallbeispiel:

- Überlegungen, was geschehen soll, wenn der zentrale
Computer ausfällt (ev. Ausweichsystem).

- Zugriffsbeschränkungen über Codewörter (speziell für
den Zugriff mittels dem öffentlichen Fernsprechnetz).

- Festlegen, wer welche Datenfelder ansehen oder verändern darf.