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4.1 Entgegennahme und Verwahrung der Angebote
Auf verschloosenen Umschlag Datum, Uhrzeit des Einganges zu vermerken, in Reihenfolge der Einlangung in Verzeichnis einzutragen.
Auskünfte über einlangende Angebote sind unzulässig.
Angebote bis zur Öffnung für Unbefugte unzugänglich.
4.2 Öffnung der Angebote
An festgesetzten Ort zu festgesetzter Zeit nach Ablauf der Angebotsfrist. 2 sachkundige Vertreter des Auftraggebers. Bieter dürfen an Öffnung teilnehmen.
Nicht offenen Verfahren Öffnung sinngemäß.
Bei Verhandlungsverfahren keine formalisierte Öffnung.
Vor dem öffnen festzustellen ob es ungeöffnet ist und vor Angebotsfrist eingelangt ist. Nach Ablauf der Frist als ungeöffnet zu kennzeichnen.
Angebote nummerieren feststellen ob sie vollständig sind.
Aus Angeboten und Alternativangebote sind vorzulesen:
Name, Geschäftssitz, Gesamtpreis
Bei Änderungen darf nur geänderter Preis vorgelesen werden.
Niederschrift aufzunehmen: Datum, Uhrzeit, Beginn und Ende der Öffnung, Geschäftszahl, Gegenstand und Hinweis auf die Art, Namen der Anwesenden, Vermärke über Angebotsmängel
Umschläge verwahren und Unbefugten unzugänglich machen.
4.3 Prüfung der Angebote
Erfordert umfassende Fachkenntnisse. Von solchen Personen vorzunehmen die solche Fachkenntnisse besitzen.
Ist Befugnis, Zuverlässigkeit nicht genügend vorhanden ist Bieter aufzufordern Nachweise zu bringen.
Bei nicht offenen oder Verhandlungsverfahren schon vor der Einladung zu prüfen.
Wenn Angebot nicht in Frage kommt muss Vadium zurückgestellt werden.
Es ist zu prüfen:
Befugnis, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit
Angebot rechnerisch richtig:
(1) Stimmt mit Einheitspreis Positionspreis nicht überein ist Einheitspreis zu nehmen; Bei Abweichungen gelten ebenfalls Einheitspreise
(2) Bei Aufgliederung der Preise bei Pauschalpreisen ist Pauschalpreis zu nehmen
Angemessenheit der Preise mit Erfahrungswerten, vorliegenden Unterlagen; Bei Zweifel ist Aufklärung zu verlangen.
Ob Angebot der sonstigen Bestimmungen entspricht (formrichtig und vollständig).
Befugnisse der Subunternehmer
Vorgehen bei Mangelhaftigkeit der Angebote:
Ergeben sich Unklarheiten ist schriftliche und verbindliche Aufklärung zu verlangen.
Angebot nicht zugemutet werden kann ist nicht weiter darauf einzugehen.
Rechnerisch fehlerhafte Angebote müssen nicht weiter berücksichtigt werden. (ausgenommen Übertragungsfehler mit denen nicht weitergerechnet wurde)
Vertiefte Angebotsprüfung:
Wenn Angebote für Zuschlag in Frage kommen müssen sie sich einer vertieften Angebotsprüfung unterziehen, wenn sie zu hohen oder zu niedrigen Gesamtpreis aufweisen.
(1) Überprüfung aller Preise
(2) Höherwertige Leistungen
(3) Preise aus Erfahrung erklärbar
(4) Wahlpositionen
Niederschrift über die Prüfung:
Beurteilung der Angebote und wesentliche Umstände.
Über Gesamtpreis ist jedem Bieter Auskunft zu geben
4.3 Verhandlung mit den Bietern
Während offenen, nicht offenen Verfahren darf mit Bieter über Angebotsänderung nicht verhandelt werden.
Zulässig: Aufklärungsgespräche über Auskünfte über wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit.
Bei Alternativangeboten Erörterungen über Änderung der Preise.
Aufklärungsgespräche und Erörterungen kommissionell zu führen. Ergebnisse in Niederschrift festzuhalten.
4.4 Ausscheidung von Angeboten
Jene Angeboten auszuscheiden, die nicht berücksichtigt werden.
Auszuscheiden:
. Angebote von Bietern ohne Befugnisse
. Angebote von Bietern die vom Wettbewerb ausgeschlossen sind
. bei nicht plausibler Zusammensetzung des Preises
. bei keiner Angabe von Preisen, sonder Unterbietungsangeboten
. Angebote die während der Frist nicht aufgeklärt wurden
. Vadium verlangt wurde, der Nachweis aber fehlt
. verspätete Angebote
. wo Ausschreibungsbedingungen widersprechen
. bei nachteiligen Abreden
. Angebote von Arbeits- oder Bietergemeinschaften, wenn nicht zulässig
. rechnerisch fehlerhafte Angebote
4.5 Wahl des Angebotes und Leistungsvertrag
Von übrigbleibenden Angeboten sind jene auszuwählen, die technisch und wirtschaftlich am günstigsten sind (Bestbieterprinzip). Gründe für Vergabeentscheidung sind schriftlich in einer Niederschrift zu verfassen
4.6 Zuschlag und Leistungsvertrag
Wirksamkeit des Vertrages
Während Zuschlagsfrist kommt Vertragsverhältnis zustande, wenn Bieter Verständigung erhält. Zuschlagsfrist überschritten oder weicht Auftrag ab, so entsteht Vertragsverhältnis erst mit schriftlicher Erklärung des Bieters, dass er den Auftrag annimmt.
Form des Vertragsabschlusses:
Zuschlag schriftlich erteilen.
Auftraggeber kann Auftragsbestätigung verlangen. Bei mündlichem Abschluß ist schriftliche Ausfertigung nachzuholen. Zusätzliche Schriftstücke sind in der Auftragsbestätigung anzuführen.
4.7 Widerruf der Ausschreibung nach Ablauf der Angebotsfrist
Nach Ablauf der Angebotsfrist ist Ausschreibung zu widerrufen, wenn zwingende Gründe vorliegen.
Ausschreibung gilt als widerrufen, wenn sie erfolglos geblieben ist.
Bieter von Widerruf unter Angabe des Grundes in geeigneter Weise zu verständigen. Auftraggeber erhält Handlungsfähigkeit zurück.
4.8 Abschluß des Vergabeverfahrens
Verfahren endet mit Zustandekommen des Leistungsvertrages oder mit Widerruf der Ausschreibung. Bieter die keinen Zuschlag erhalten haben sind schriftlich zu verständigen.
Bei offenen Verfahren den Bietern mitzuteilen: Name des Auftragnehmers, Vergabesumme Gründe für Ablehnung seines Angebotes.
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