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Der folgende Text behandelt Arbeitsregeln zur Durchführung von Projekten:
Arbeitsregel 1: Die effizientere Durchführung von besonderen Aufgabenstellungen (Projekten) benötigt eine spezielle Organisationsform (Projektmanagement).
1.) Unter effizienter Durchführung versteht man die Erbringung def. Leistungen in einem vorgelegten Termin- und Ressourcen- bzw. Budgetrahmen.
2.) Besondere Aufgabenstellungen (Projekte) sind einmalig mit einem definierbaren Anfang und einem definierbaren Ende.
Damit fallen sie schon aus der gewöhnlichen Organisation heraus!
3.) Unter spezieller Organisationsform versteht man eine Projektleitung, die die verantwortliche Durchführung übernimmt und dafür spezielle Arbeitsmethoden einsetzt.
4.) Das Projektmanagement muß sich mit folgenden Schwerpunkten befassen:
. Projektbeauftragung (Projektinitiative / -start)
. Projektverfolgung (Projektplanung / -überwachung und -steuerung)
. Arbeitsstruktur (Rollenverteilung)
. Projektinformation (Kommunikation / Dokumentation / -abschluß)
Arbeitsregel 2: Ausgangspunkt von Projekten sind Projektideen bzw. -initiativen. Es muß deutlich unterschieden werden zwischen einfachen Projektideen und konkreten Projektaufträgen.
1.) Bei der Weiterverfolgung einer Projektinitiative muß entschieden werden, ob ein Projektmanagement erforderlich ist.
2.) "Projekte" werden unterschieden gegenüber Maßnahmen und div. Tagesgeschäften.
3.) Die Eigenschaften von Projekten (Umfang, Dauer, Komplexität,...) bestimmen das Projektprofil bzw. die speziellen Anforderungen, welche an Projektmanagement und Projektorganisation gestellt werden.
4.) Das Projektprofil wird maßgeblich von der Art der Projekte beeinflußt. Wir unterscheiden folgende Projektarten:
. Produktentwicklung
. Verfahrens- und Qualitätsverbesserung
. Technologieentwicklung
. Bauvorhaben
. Anlagenbau
. Organisationsvorhaben
. EDV-Vorhaben
5.) Aus der Sammlung von Projektideen entsteht ein informeller "Ideenkatalog".
6.) Die Prüfung auf Weiterverfolgbarkeit eines Projektvorschlages geschieht im Rahmen von "Screenings". Grundlage hierfür ist zunächst ein Projektantrag".
Arbeitsregel 3: Im Rahmen der Projektinitiative muß über die Nominierung der Projektleitung entschieden werden.
1.) Die Projektleitung ist für die Erreichung des Projektzieles verantwortlich.
2.) Meist übt eine Projektleitung 2 Hauptfunktionen aus:
. Leitungsfunktion
. obligatorische Fachfunktion für genau abgegrenzte Teilaufgaben nach vorhandener Arbeitskapazität.
Arbeitsregel 4: Für ein Projekt muß auf jeden Fall ein schriftlicher Projektauftrag erstellt werden.
1.) Jedes Projekt beruht auf einer Auftraggeber- / Auftragnehmer-Beziehung.
2.) Handelt es sich bei der AG um eine Gruppe, dann sollte sie durch einen "Projektpaten" vertreten werden.
3.) Auftragnehmer (AN) ist die Projektgruppe (PG). Sprecher der PG ist die Projektleitung (PL).
4.) Der Projektauftrag ist eine Zielvereinbarung zwischen dem AG und dem PL.
5.) Kernstück des Projektvorschlages ist zunächst die Zielsetzung des in Angriff zunehmenden Projektes und eine erste grobe Projektgliederung.
Arbeitsregel 5: Ein Projekt beginnt mit einem "Kick off - Meeting".
1.) Ein "Kick off - Meeting kann in verschiedenen Formen durchgeführt werden.
. einfache Projekteröffnungsbesprechung
. Projekteröffnungspräsentation
. Projekteröffnungsklausur
2.) Hier besteht die letzte Möglichkeit, Änderungen und / oder Ergänzungen zu diskutieren.
3.) Teilnehmer sind alle Projektbetroffene, insbesondere AG, PG und Linienmanagement.
4.) Ab dem Kick off - Meeting läuft der Terminkalender und gilt die Projektverrechnung.
Arbeitsregel 6: Der Projektleiter ist verpflichtet im Rahmen der Erarbeitung des Projektauftrages oder unmittelbar nach der Projekteröffnung einen Projektablaufplan zu erstellen.
1.) Ausgangsbasis für die Ablaufplanung ist die verfeinerte Projektgliederung in Form eines Projektstrukturplanes (PSP).
2:) Der Anlauf von der Projektidee bis zum Abschluß enthält abhängig von Projektart, Größe und Komplexität eine Reihe von Anlaufphasen, die in verschiedenen Varianten durchlaufen oder nicht durchlaufen werden.
3.) Ein Projekt wird mindestens in Phasen gegliedert.
4.) Die Gliederung kann funktions- oder objektorientiert (modular) weitergeführt werden.
5.) Die Ablaufplanung kann verschiedene Planungsstufen umfassen:
. Rahmenplanung
. Grobplanung
. Feinplanung
Arbeitsregel 7: Ein Projekt muß in regelmäßigen Intervallen überwacht und gesteuert werden.
1.) Überwachung heißt Statusermittlung, Abweichungsfeststellung und -analyse.
2.) In regelmäßigen Zeitabständen soll eine Projektverfolgung durchgeführt werden. Dabei werden Plan- Istgegenüberstellungen durchgeführt und neue Pläne berechnet.
3.) Bei der Überwachung gibt es drei Intensitätsstufen
. Arbeitskontrolle
. Projektfortschrittsermittlung
. Reviews
Arbeitsregel 8: Für eine effiziente Projektabwicklung ist eine klare Rollenverteilung notwendig
1.) Für jedes Projekt gibt es einen verantwortlichen Projektleiter.
2.) Die Weisungsbefugnis des Projektleiters besteht auf der Grundlage des einvernehmlich mit den betroffenen Stellen der Stammorganisation festgelegten Projektauftrag.
3.) Der PL ist in Projektangelegenheiten einem Projektbeauftragten unterstellt.
Arbeitsregel 9: Eine wesentliche Aufgabe des Projektleiters ist die Organisationen des Informationsflusses in und um das Projekt.
1.) Folgende Schwerpunkte sind zu beachten:
. Einzelgespräche mit Projektbeteiligung
. Projektbesprechungen
. Arbeitsmeetings
. Präsentationen
Arbeitsregel 10: Bei der Erstellung schriftlicher Unterlagen sind zu unterscheiden:
a) der laufende Schriftverkehr
b) Protokolle
c) Log book
Arbeitsregel 11: Jedes Projekt benötigt eine organisierte Projektdokumentation.
1.) Wesentliche Kriterien einer Projektdokumentation sind:
. Vollständigkeit
. Durchgängigkeit
. Aktualität
Arbeitsregel 12: Ein Projekt "verendet" nicht irgendwie, sondern hat einen organisierten Projektabschluß.
1.) Ein Projekt wird abgeschlossen, wenn
. das Projektziel erreicht wurde
. ein Projektabbruch sinnvoll erscheint
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