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Das wichtigste beim Zeitmanagement ist es, sich seiner Aufgaben für den bevorstehenden Tag
genau bewußt zu sein. Dies ist notwendig um sich einen Ablaufplan erstellen zu können nach
dem sich der Arbeitstag dann richtet.
Dieser Plan sollte natürlich auch gewisse Puffer für eventuelle kurzfristig anfallende
und dringende Aufgaben enthalten.
Trotzdem muß, wer wirklich nach einem solchen Plan arbeiten möchte, in der Lage
sein NEIN zu sagen und wichtige/dringende von weniger wichtigen/dringenden
Aufgaben klar zu unterscheiden. Man sollte nicht denken, dass man jemand anderen
beleidigt, wenn man eine Bitte, etwas für ihn zu erledigen oder etwas dazwischenzuschieben,
ablehnt.
Zum erstellen eines festen Konzeptes für den Tagesablaufplan gibt es verschiedene
Möglichkeiten:
- die Alpenmethode
der Arbeitstag sollte immer folgendermaßen ablaufen:
A lle aktiven Aufgaben festlegen
L änge der einzelnen Aufgaben festlegen
P rioritäten setzen, nach Dringlichkeit, Wichtigkeit etc.
E ntscheiden z.B. wie die Aufgaben gelöst werden sollen
N achkontrolle (in bezug auf andere Mitarbeiter wie auch auf sich selbst)
- das Pareto Prinzip
besteht aus folgendem Gedankengang:
bereits 20% der täglichen Arbeit bringen 80% des Gewinnes/Erfolges ein.
50%, also schon mehr als das doppelte an Zeit und Arbeit bringen nur geringfügig mehr,
nämlich 90% des Erfolges ein und um auf 100% Gewinn zu kommen muß man den Aufwand
wieder verdoppeln um auch 100% der Arbeit geleistet zu haben.
Umsatz/Gewin
100%
90%
80%
20% 50% 100% Aufgaben
!
Also sollte man zunächst 20% der Aufgabe erledigen, und sich dann einer weiteren wichtigen
Aufgabe zuwenden. Dies ist am Ende viel effektiver, als mehrere Aufgaben abzuschließen
und damit nur geringfügig mehr geleistet zu haben. Wenn alle Aufgaben zu den besagten 20%
erledigt sind, kann man sich den weiteren Teilen zuwenden um die Aufgaben auf 100 %
Erfolg zu erledigen.
- das Papierkorb-Delegationsprinzip
(Eisenhower-Regel)
danach werden den verschiedenen Aufgaben ein Dringlichkeits- und ein Wichtigkeitsgrad
zugeordnet.
Y 0: Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die aber noch nicht dringlich sind, werden konsequent
geplant.
X 0: Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit haben, aber dringlich sind, werden sofort bzw. in
Kürze schnell, ohne großen Zeitaufwand erledigt.
X Y: Aufgaben, die sowohl dringend, als auch wichtig sind, werden sofort, bzw. kurzfristig in
Angriff genommen und intensiv bearbeitet.
0 0: Von Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch von geringer Wichtigkeit
sind, muß abstand genommen erden, wenn Sie wenig Zeit haben. Ab in den Papierkorb!!
X Dringlichkeit
Wichtigkeit
Konsequent
planen
Sofort, bzw.
kurzfristig tun
Angemessen
Zeit nehmen
Sofort, bzw.
kurzfristig tun
nicht zu lange
aufhalten
Y
0
by cyx & swapp.ZEITMANAGEMENT
Das wichtigste beim Zeitmanagement ist es, sich seiner Aufgaben für den bevorstehenden Tag
genau bewußt zu sein. Dies ist notwendig um sich einen Ablaufplan erstellen zu können nach
dem sich der Arbeitstag dann richtet.
Dieser Plan sollte natürlich auch gewisse Puffer für eventuelle kurzfristig anfallende
und dringende Aufgaben enthalten.
Trotzdem muß, wer wirklich nach einem solchen Plan arbeiten möchte, in der Lage
sein NEIN zu sagen und wichtige/dringende von weniger wichtigen/dringenden
Aufgaben klar zu unterscheiden. Man sollte nicht denken, dass man jemand anderen
beleidigt, wenn man eine Bitte, etwas für ihn zu erledigen oder etwas dazwischenzuschieben,
ablehnt.
Zum erstellen eines festen Konzeptes für den Tagesablaufplan gibt es verschiedene
Möglichkeiten:
- die Alpenmethode
der Arbeitstag sollte immer folgendermaßen ablaufen:
A lle aktiven Aufgaben festlegen
L änge der einzelnen Aufgaben festlegen
P rioritäten setzen, nach Dringlichkeit, Wichtigkeit etc.
E ntscheiden z.B. wie die Aufgaben gelöst werden sollen
N achkontrolle (in bezug auf andere Mitarbeiter wie auch auf sich selbst)
- das Pareto Prinzip
besteht aus folgendem Gedankengang:
bereits 20% der täglichen Arbeit bringen 80% des Gewinnes/Erfolges ein.
50%, also schon mehr als das doppelte an Zeit und Arbeit bringen nur geringfügig mehr,
nämlich 90% des Erfolges ein und um auf 100% Gewinn zu kommen muß man den Aufwand
wieder verdoppeln um auch 100% der Arbeit geleistet zu haben.
Umsatz/Gewin
100%
90%
80%
20% 50% 100% Aufgaben
!.Also sollte man zunächst 20% der Aufgabe erledigen, und sich dann einer weiteren wichtigen
Aufgabe zuwenden. Dies ist am Ende viel effektiver, als mehrere Aufgaben abzuschließen
und damit nur geringfügig mehr geleistet zu haben. Wenn alle Aufgaben zu den besagten 20%
erledigt sind, kann man sich den weiteren Teilen zuwenden um die Aufgaben auf 100 %
Erfolg zu erledigen.
- das Papierkorb-Delegationsprinzip
(Eisenhower-Regel)
danach werden den verschiedenen Aufgaben ein Dringlichkeits- und ein Wichtigkeitsgrad
zugeordnet.
Y 0: Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die aber noch nicht dringlich sind, werden konsequent
geplant.
X 0: Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit haben, aber dringlich sind, werden sofort bzw. in
Kürze schnell, ohne großen Zeitaufwand erledigt.
X Y: Aufgaben, die sowohl dringend, als auch wichtig sind, werden sofort, bzw. kurzfristig in
Angriff genommen und intensiv bearbeitet.
0 0: Von Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch von geringer Wichtigkeit
sind, muß abstand genommen erden, wenn Sie wenig Zeit haben. Ab in den Papierkorb!!
X Dringlichkeit
Wichtigkeit
Konsequent
planen
Sofort, bzw.
kurzfristig tun
Angemessen
Zeit nehmen
Sofort, bzw.
kurzfristig tun
nicht zu lange
aufhalten
Y
0.Faktoren, die die zu erledigenden Aufgaben unnötig in die Länge
ziehen
Die Zeitspanne eines Projektes / einer Aufgabe steigt ungemein,
1. wenn man völlig Konzeptlos in den Arbeitstag
hineingeht, ohne sich schon von vornherein bewußt
zu sein, was für Aufgaben heute anstehen.
2. wenn man den einzelnen Aufgaben keine Prioritäten
zugewiesen hat, sodaß es durchaus vorkommen kann,
daß unwichtige und trotzdem Zeitaufwendige Aufgaben
abgearbeitet werden, wichtige Aufgaben jedoch auf
den nächsten Tag verschoben werden.
3. wenn man nicht in der Lage ist, schnelle Entscheidungen
zu treffen. Man ist unsicher, hat Bedenken, daß die
eigene Entscheidung falsch sein könnte und man somit
Schaden anrichten könnte. Dies ist ganz wichtig für
Abteilungs- oder Projektleiter.
4. wenn die falschen Aufgaben zum falschen Zeitpunkt
erledigt werden.
5. wenn man keine oder falsche Pausen einlegt
6. wenn man nicht in der Lage ist NEIN zu sagen
7. wenn die Zeitaufteilung nicht stimmt
8. wenn man keine Sperrzeiten festgelegt hat
9. wenn man viele Arbeiten auf sich nimmt, die andere
Personen genau so gut erledigen könnten
10. wenn man Telefongesprächen zuviel Zeit widmet
(und diese auch noch falsch nutzt)
11. wenn völlig verschiedene Aufgaben in willkürlicher
Reihe ausgeführt werden
12. wenn aller Papierkram gelesen, aber nicht bearbeitet wird
13. wenn Akten und Papiere ohne jegliches System auf
Schreibtisch und Ablage verteilt liegen
14. wenn der Papierkorb zu selten genutzt wird...
15. wenn der Arbeitsplatz falsch eingerichtet ist
16. wenn das Betriebsklima nicht stimmt
...und prinzipiell gilt das Motto ,Ich arbeite um zu leben' und nicht umgekehrt !.Kurze Erläuterungen zu den Stichpunkten:
1. dürfte wohl klar sein. Also, man kommt ins Büro und denkt, mal schauen was heute so
ansteht
2. Man arbeitet alles sequentiell ab, egal ob die unwichtigen oder zeitaufwendigen Dinge
zuerst dran kommen.
3. Zu wichtigen Berufen gehört es einfach dazu Entscheidungen zu treffen. Wer das nicht
kann sollte lieber zur Bundeswehr gehen!!
4. Damit ist gemeint, daß es nicht egal ist wann am Tag man sich den einzelnen Aufgaben
widmet. Es gibt Höhen und Tiefen in der ,Leistungsbereitschaft' eines Menschen (siehe
Diagramm)
5. Pausen müssen zu den richtigen Zeitpunkten eingelegt werden. Lieber des öfteren eine
kleine Pause, in der man sich nur mal zurücklehnt und an etwas anderes denkt, als eine
große Pause, in der man fast einschläft und danach wieder eine Weile braucht wieder in
die Gänge zu kommen.
6. Wer immer wieder ,kleine Gefallen' für andere Kollegen erledigt wird nie fertig!!
7. Man muß einer Aufgabe einen bestimmten Zeitraum zuweisen. Oft schafft man es dann
auch in diesem fertig zu werden. Der muß jedoch ein realer Wert sein, da man sich sonst
selbst unter zu großen Druck setzt. Wenn man sich keine Zeitpunkte setzt, schiebt man
viele Dinge zu lange vor sich her und arbeitet am Ende unkonzentriert unter extremem
Zeitdruck!!
8. Man sollte Sperrzeiten festlegen, in denen man für niemanden erreichbar ist. Weder für
Kollegen, die kurze Fragen haben, noch für Telefonate mit dem Chef. Diese Sperrzeiten
legt man fest und hält sie dann auch immer ein!
9. Dies gilt jetzt vor allem für Geschäfts-, Abteilungs- und Projektleiter: Aufgaben, die auch
problemlos von anderen Mitarbeitern ausgeführt werden können, sollten diese dann auch
erledigen. Man selbst widmet sich in dieser Zeit lieber den wirklich wichtigen Dingen, die
auch wirklich eine eigenen Qualifikationen, bzw. Rechte voraussetzen.
10. Man sollte nicht zu viel und zu lange Telefonieren, da dabei verhältnismäßig viel Zeit
verloren geht. Am besten ist es, sich schon vor dem Telefonat klare Fragen
aufzuschreiben, sodaß man das Gespräch kurz und knapp formulieren kann. Auch sollte
immer ein Notizblock bereit liegen! Und sehr wichtig: Ein Telefonat kann keine direkte
Besprechung ersetzen!!
11. Man sollte wenn möglich nicht völlig verschiedene Dinge unmittelbar hintereinander oder
sogar überschneidend ausführen! Ein extremes Beispiel wäre z.B. man telefoniert mit der
Spanischen Tochterfirma, schreibt einen Brief nach England und arbeitet zur selben Zeit
auf der AS/400 in Italien!
12. Wenn morgens der Schreibtisch voll mit Post, Angeboten, Nachrichten und neuen
Aufgaben liegt, sollte man nicht erst alles durchlesen und danach keines davon behandeln,
sondern sich direkt einem bestimmten Objekt oder einer Aufgabe widmen und dann auch
nur diese bearbeiten.
13. Der Schreibtisch sollte nicht aussehen wie eine große Müllkippe. Man muß auch als
dritter, der nicht jeden Tag darin herumwühlt den Überblick haben. Es gibt Ablagen,
Ordner usw.
14. Ältere Prospekte und Briefe sollten nicht länger als unbedingt nötig aufbewahrt werden.
Niemals denken, man könne es ja noch mal brauchen...
15. Der Arbeitsplatz, also Büroräume, -möbel usw. sollten gut gewählt sein, sodaß man nicht
von vornherein angespannt und gestreßt vor seinem Schreibtisch sitzt.
16. Dazu muß das Betriebsklima stimmen. Vor allem innerhalb von Projektgruppen sollte es
keine Rivalen geben. Man arbeitet miteinander auf ein gemeinsames Ziel zu!.Physiologische Leistungsbereitschaft
Diese Kurve stellt die Leistungsbereitschaft des durchschnittlichen Menschen dar. Hier ist gut
zu erkennen, wann man am besten in der Lage ist Leistungen zu vollbringen. Danach sollte
man seine Aufgaben auch richten.
Am Vormittag ist der Körper am besten in der Lage schwierige Arbeiten zu erledigen, dies
läßt dann gegen Mittag nach, da man dann hungrig wird und vielleicht schon an die
Mittagspause denkt. Nach der Mittagspause muß der Körper verdauen und man braucht oft
eine ganze Weile, bis man wieder in den richtigen Rhythmus findet. Wenn es dann auf den
Feierabend zugeht legt man wieder einen Zahn zu um alle Arbeiten noch zu erledigen.
Danach tritt dann das "Feierabendphänomen" auf, welches den Körper noch mal richtig auf
Hochtouren kommen läßt, da man zu dieser Zeit ganz andere Aufgaben zu erledigen hat.
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