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Zu den weiteren Punkten (Ausschreibung, Bewertung und Verträge) kommt es nur im Falle einer Fremdvergabe. Selbst in Betrieben, die über eine eigene EDV - Abteilung verfügen, werden Ausschreibungen für EDV Projekte durchgeführt, da Fremdleistungen aus verschiedenen Gründen vorteilhafter sein können.
Diese Gründe können sein:
- Die eigene EDV Abteilung ist überbelastet.
- Softwarebüros verfügen in bestimmten Bereichen oft über
spezielles Know How.
- Es existieren bereits fertige Branchenlösungen.
- Externe Softwarepartner arbeiten wirtschaftlicher.
Eine Ausschreibung bildet für die Anbieter (Softwarebüros, Hardwarelieferanten) die Grundlage für die Angebotslegung, und soll dem Ausschreiber den Vergleich der Angebote erleichtern.
Das Lastenheft wird zu diesem Zweck mit folgenden Teilen ergänzt:
* Allgemeiner Teil:
- Vorstellung der Organisation des Unternehmens
- Regelungen zur Zusammenarbeit zwischen den Partnern in
der Angebotsphase.
- Richtlinien für die Gliederung der Angebote, damit diese
leichter vergleichbar sind.
- Zuständige Kontaktpersonen für Rückfragen.
- Anzahl, Termin und Ort für die Abgabe der Angebote.
- Zeitplan von der Angebotsbewertung bis zum
Vertragsabschluß.
- Regelungen über die Vertraulichkeit der Ausschreibungs-
unterlagen.
* Fragenkatalog:
1. Fragen zum Anbieter:
Firmenbezeichnung, Rechtsform, Firmensitz
Entwicklung der Firma- Anzahl Mitarbeiter pro Geschäftsstelle
Name der Kontaktperson
Erfahrungen auf diesem Gebiet und Referenzen
verwendetes Datenbanksystem
2. Fragen zur angebotenen Hardware Konfiguration:
- Kapazität und Ausbaufähigkeit der Komponenten
(CPU, externe Speicher, Drucker)
- Mögliche Anzahl weiterer Terminals ohne spürbare
Verlängerung der Antwortszeiten.
- Kompatibilität zu bestehender Hardware.
- Übertragungsgeschwindigkeiten bei PC-Netzwerken und
DFÜ Einrichtungen.
3. Fragen zur angebotenen Software
- Art und Release (Version) des Betriebssystems.
- Welche weiteren Tools stehen zur Verfügung?
- Kompatibilitäten zu anderen Betriebssystemen
(z.B. Unix zu MSDOS).
- Ergonomie der Benutzeroberfläche
- Welche Teile der Anwendungssoftware sind Standard,
welche Teile sind individuelle Ergänzungen?
- Wer hat die Standardsoftware erstellt, wer würde
die individuellen Anpassungen durchführen?
- Seit wann und wo ist die Software in ähnlicher Form
eingesetzt (Angabe der Referenzen)?
- Auf welchem Datenbanksystem beruht die Software,
welche Methoden und Sprachen wurden verwendet?
- Unter welchen Betriebssystemen wurde sie bereits eingesetzt?
- Muster aus der Bedienungs- und Programmdokumentation.
4. Kostenvarianten für:
- Kauf oder Miete, Leasing (beruhend auf 5 Jahre) Hardware
- Nutzung der Software (einmalig oder laufend)
- Wartung Hardware und Software
- Organisation und Beratung
- Installation
- Schulung
- Erweiterungen
5. Weitere Leistungen des Anbieters:
- Unterstützung bei der Umstellung (z.B. Datenübernahme).
- Interventionszeit bei Hardware oder Softwareproblemen.
- Verfügbarkeit für Erweiterungen der Anwendungssoftware.
- Anzahl und Namen der Mitarbeiter, die bei der Umstellung
und bei ev. späteren Problemen zur Verfügung stehen.
Die Fragen sollten so gestellt sein, dass sie einfach mit Zahlen oder wenigen Worten (ja - nein) beantwortet werden können. Dies erleichtert die Auswertung der Angebote wesentlich.
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