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Formen der Kommunikation:
mündlich: persönlich oder telefonisch
schnell, aber oft missverständlich, daher Aktennotizen machen, Partner übersenden
schriftlich: individueller Brief, Bausteinkorrespondenz, Formulare
Versand durch: Post - teuer, langsam Fax oder E-Mail - schneller, billiger
Dadurch wird verständlich, dass sich die schriftliche Kommunikation immer stärker auf EDV-gestützte Bausteinkorrespondenz und Formulare, welche per Fax oder E-Mail versendet werden, verlagert.
Individuelle Briefe im Schriftverkehr werden immer seltener. Bedeutung haben sie noch in folgenden Fällen:
- Werbebriefe, eventuell mit umfangreichen Beilagen
- Besondere Anlässe, wie Bitte um Zahlungsaufschub, Entschuldigung für aufgetretene Mängel
- Besondere Beweissicherung durch Einschreibbriefe, wie letzte Mahnung, Androhung von Klagen
- Briefverkehr mit Konsumenten, wie Übersendung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen
Wenn der Kontakt über E-Mail nicht möglich ist, so sollte man die Kommunikation durch Faxen von Aktennotizen oder einer Kurzantwort versuchen.
Achtung ! Einige Firmen bzw. Kunden halten die Kommunikation durch E_Mail oder Fax noch für unhöflich.
Die Bestandteile des Geschäftbriefes
1. Briefkopf
- Firmenbezeichnung
- Tele-Nummern
- E-Mail-Adresse
- Internet-Adresse
- eventuell Firmenzusatzdaten
Der Briefkopf ist vorgedruckt oder wird von der EDV mitgedruckt.
2. Anschrift des Empfängers mit Beförderungs-, Aushändigungs- und Bearbeitungsvermerk
- Postdienstliche Vermerke geben die Art der Beförderung an (z.B. Flugpost, Express, Einschreiben)
- Behandlungs- und Verarbeitungsvermerke (z.B. dringend, persönlich, vertraulich)
3. Bezugszeichen
- weisen auf vorhergehende Schriftstücke und deren Bearbeiter hin
- helfen bei späteren Rückfragen herauszufinden, wer den Brief geschrieben hat
4. Betreff
- Wiedergabe des Inhalts in möglichst einem Wort
- führt zu einer schnelleren Weiterleitung an den Betreffenden
5. Anrede
Es gilt heute nicht mehr als unhöflich Briefe zur reinen Informationsübermittlung ohne Anrede zu schreiben.
6. Brieftext
- Einleitung: dient zur schnellen Orientierung des Lesers, kann auch durch Betreff und Bezugszeichen schon gegeben sein.
- Hauptteil: soll logisch gegliedert und übersichtlich angeordnet sein.
- Schluss: soll kurz gehalten und nicht mit der Grußformel verbunden werden.
7. Grußformel
z.B. "Mit freundlichen Grüßen", "Mit besten Grüßen", "Hochachtungsvoll"
8. Beilagen- und Verteilervermerk
- Beilagenvermerk: gibt die Anzahl der Beilagen zu Kontrolle an.
- Verteilervermerk: gibt an, wer von diesem Schriftstück eine Kopie erhält.
9. Firmen-Zusatzdaten
- Auf dem Briefpapier von Kapitalgesellschaften muss die Firmenbuchnummer und das Firmenbuchgericht angegeben sein.
- Unternehmen, die eine Verarbeitung von auf andere Unternehmen oder auf Personen bezogene Daten veranlassen, müssen die Registrierungsnummer des Datenverarbeitungsregisters abdrucken.
- Alle Lizenznehmer der Altstoff Recycling Austria AG müssen auch die ARA-Lizenznummer angeben.
- Für den Zahlungsverkehr ist die Kontonummer und die Bankleitzahl des Geldinstitutes anzugeben.
- Alle österr. Unternehmer die sich am Handel innerhalb der Europäischen Union beteiligen, benötigen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID).
Guter und schlechter Stil in Geschäftsbriefen
Geschäftsbriefe sollen:
- kurz und präzise sein,
- aus kurzen Sätzen bestehen,
- ohne überflüssige Formulierungen geschrieben werden,
- trotzdem höflich sein.
Geschäftsbriefe richtig entwerfen
(1) Die sachlichen Grundlagen
Jedem Geschäftsbrief liegt ein Sachverhalt zugrunde. Oft muss eine Entscheidung getroffen werden und dafür muss man erst Informationen einholen.
Erst wenn man genau weiß, was man will, sollte man den Brief formulieren.
(2) Das "allgemeinen Aufbauschema"
Wenn man den allgemeinen Aufbau eines Geschäftsbriefes beachtet, ist es nicht mehr schwer Briefe richtig zu schreiben.
0. Betreff
1. Anlass des Schreibens
2. Eigenes Anliegen/Entscheidung
3. Begründung
4. Erwartete Reaktion
5. Mögliche Folgen
6. Werbende Schlussformel
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