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Ein Ziel gibt einen Maßstab, an dem man seine Aktivitäten messen kann. Ziele machen einem bewußt, warum man etwas tut und was es zu erreichen gilt. Ohne ein klares Ziel nutzt die beste Zeitplanung nichts, weil der Endzustand der Aktivitäten unklar bleibt.
Wer sich Ziele setzt, der
. gibt seinem Tun einen Sinn
. verfügt über hohe Motivation
. besitzt einen Maßstab für seine Leistungen
. hat Kriterien zur Erfolgskontrolle
7.1 Kriterien der Zielsetzung
. Ziele klar und positiv formulieren
. Präzise Beschreibung (Zahlen, Daten, Fakten)
. Beschreibung in der Gegenwartssprache als Endzustand oder Endverhalten
. Ziele müssen faszinieren
. Ziele sollten auch anderen nützen, das bringt deren Unterstützung
. Ziele sollten erreichbar sein
. Ziele sollten lange gültig sein
. Ziele sollten terminiert sein ( evtl Zwischenziele mit Zwischenterminen )
7.2 Prozeß der Zielbildung
Bei der Bildung von Zielen sollten Verstand und auch Gefühl eingesetzt werden.
- Festlegen von Wunschzielen, auch utopisch erscheinende
Auflistung von persönlichen und beruflichen Wunschzielen, mit der Frage:
Was möchte ich in meinem Leben erreichen ?
- Analyse des Umfeldes und des eigenen Potentials
In welcher Situation bin ich / Was kann ich ?
- Gegenüberstellung von Wunschziel und Analyse unter der Fragestellung :
Welche Ziele kann ich in meiner aktuellen Situation erreichen ?
Welch Ziele scheiden als unrealistisch aus ?
Was muß ich unternehmen um derzeitig unrealistisch erscheinende Ziele doch noch erreichen zu können ?
- Bildung von Teilzielen
Lebensziele
Langfristige Ziele ( fünf Jahre aufwärts )
Mittelfristige Ziele ( drei bis fünf Jahre )
Kurzfristige Ziele ( laufendes Jahr )
Tagesziele
7.3 Prioritäten setzen
Es ist notwendig, Prioritäten bei der Aufgabenerledigung zu setzen, um eine Reihenfolge zu erlangen, nach der man vorgehen will.
Das wiederum bedeutet, man muß sich festlegen, eine Entscheidung treffen. Man muß einer Sache den Vorrang geben und dafür auf etwas anderes verzichten.
7.4 Die ABC - Analyse / Eisenhower- Prinzip
A - Aufgaben sind nicht delegierbare, sehr wichtige Aufgaben, für die der Stelleninhaber eigentlich bezahlt wird
B - Aufgaben sind wichtige, meist dringende Aufgaben, die jedoch delegierbar sind.
C - Aufgaben sind dringliche Routine- und Alltagsaufgaben. Sie sind nicht sehr wichtig, müssen aber erledigt werden. Sie sind delegierbar.
Vorgehen bei der Analyse :
. Auflisten der Aufgaben für den betreffenden Zeitraum ( Tag / Woche )
. Bewertung nach dem Zeitraster unter Berücksichtigung der Fragen : Was bringt mich meinen Zielen ein Stück näher ? / Wobei steht das meiste Geld auf dem Spiel ?
. Einteilung
. 65 % der planbaren Zeit für A - Aufgaben
. 20 % B - Aufgaben
. 15 % C - Aufgaben.
. Prüfen, wem ich welche B und C Aufgaben delegieren kann.
Eine weitere Möglichkeit zur Prioritätensetzung ist das Eisenhower - Prinzip. Diese beruht auf der Unterscheidung zwischen wichtigen und dringenden Aktivitäten.
Wichtig bedeutet:
Die Aufgabe ist wichtig zum erreichen meines Zieles, jedoch nicht vom Zeitpunkt abhängig.
Dringend bedeutet :
Es steht ein genauer Termin hinter der Erledigung einer bestimmten Aufgabe.
Das Papierkorb - Delegationsprinzip (Eisenhower - Regel):
Wichtigkeit
Y
Konsequent planen
Sofort bzw. kurzfristig tun
Angemessen Zeit nehmen
Sofort bzw. kurzfristig tun
Nicht zu lange aufhalten
0 X Dringlichkeit
Y0: Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die aber noch nicht dringlich sind, werden
konsequent geplant.
X0: Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit haben, aber dringlich sind, werden
sofort bzw. in Kürze schnell, ohne zu großen Zeitaufwand erledigt.
XY: Aufgabe, die sowohl dringen als auch wichtig sind, werden sofort bzw.
kurzfristig in Angriff genommen und intensiv bearbeitet.
00: Von Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch von geringer
Wichtigkeit sind, muß Abstand genommen werden, wenn Sie wenig Zeit
Haben (Papierkorb).
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