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Mit Hilfe der Aufgabengliederung werden die zu erledigenden Aufgaben erfaßt und transparent dargestellt. Organigramme dienen dem gegenüber dazu, die Verteilung globaler Aufgabenpakete auf Stellen und die hierarchische Verbindung der Stellen abzubilden. Beide Ergebnisse besitzen für den Leser einen hohen Informationswert. Das Funktionendigramm vereint beide Darstellungsinstrumente der Aufbauorganisation und bietet die Möglichkeit, weitere aufbauorganisatorische Sachverhalte detailliert darzustellen.
Folgende Inhalte können also im Funktionendiagramm dargestellt werden:
. Die Summe der Aufgaben
. die an der Aufgabenerfüllung beteiligten Stellen
. die Kombination der Aufgaben bei jedem einzelnen Stelleninhaber
. die Mitwirkung verschiedener Stelleninhaber an der Erfüllung einer Aufgabe und damit die Arbeitsteilung.
Es gibt geblockte Aufgabenstellung, hierarchische Aufgabendarstellung, einstufiges oder mehrstufiges Funktionendiagramm,...
Vorteile eines Funktiondiagramms:
. Darstellung von Zusammenhängen auf engem Raum
. Übersichtlichkeit bei der Abgrenzung von Aufgaben und Kompetenzen
. Hilfe bei der Würdigung und Bewertung, da fehlende oder unzweckmäßige Regelungen sofort ins Auge fallen
Nachteile eines Funktionendiagramms:
. Es ist nicht einfach, eine zweckmäßige Aufgabengliederung zu erstellen, die auf ein Funktionendiagramm und die abzubildende Arbeitsteilung abgestimmt ist
. bestimmte Sachverhalte wie z.B. die Informations- und Kommunikationsbeziehungen können nicht wiedergegeben werden. Dazu werden dann gesonderte Darstellungsinstrumente (z.B. Matrizen) benötigt.
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