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Mit der Protokollführung sollte sich jeder vertraut machen. Denn in Verein , Verbänden, Interessengemeinschaften und Unternehmen wird so mancher aufgefordert Protokoll zu führen. Oft geht diese Protokollführung " reihum". Da fragt der Leiter: " Wer führt heute Protokoll?" Und vielleicht sind diesmal gerade Sie an der Reihe.
Wie ihre Briefe, so sollten auch Ihre Protokoll übersichtlich und ansprechend angeordnet sein. Arbeiten Sie wie bei Aktennotizen und Telefonnotizen - mit einem festen rahmen. Das Beispiel auf der gegenüberliegenden Seite nennt die entsprechenden Leitwörter. Beim Verlaufsprotokoll nennen Sie den jeweiligen Redner (Rednerköpfe.
Vergleichen sie dazu das 2. Beispiel auf der nebenstehenden Seite. Es gibt verschiedene Protokollarten. Im Verlaufsprotokoll wird der ganze Verlauf der Besprechung mit allen Redebeitragen fixiert. Oft will man außer dem Verhandlungsergebnis nur knapp die wichtigsten Argumente kennen lernen. Denn ist ein Kurzprotokoll ausreichend.
Ein Kurzprotokoll wird nach sachlichen Geschichtspunkten gegliedert und braucht dabei nicht den Sitzungsverlauf zu folgen. Oft genügt es, wen nur die Verhandlungsergebnisse 0protokoliert werden. Ein Ergebnisprotokoll wird nachdem Tagesordnungspunkt gegliedert.
Anträge und Beschlüsse sind aber stets wörtlich zu protokollieren
Als objektiver und unparteiischer Protokollführer haben sie die nicht einfache Aufgabe, ein sachliches und sprachliches einwandfreies Protokoll abzufassen. Der Leser einen Verlaufsprotokolls soll den Eindruck haben. Dass er an der Sitzung teilnimmt. Deshalb wird das Protokoll in der Gegenwart formuliert, nicht in der Vergangenheit
Verlaufs - und Kurzprozoolle enthalten die Äußere der Redner in konzentrierter Form. Als Protokollführer müssen sie deshalb das wichtigste Herausarbeiten. Um zu zeigen ,dass es sich dabei nicht um die Meinung des Protokoll Führers handelt sondern um diem Meinung anderer, wird für diese Textstellen die indirekte rede verwendet.
Die indirekte ( berichtende) Rede wird durch die Möglichkeitsform (Konjunktiv) gekennzeichnet. Die Wirklichkeitsform (Indikativ) ist für die Darstellung aller Vorgänge während der Sitzung und für die Formulierung von Anträgen und Beschlüssen zu benutzen. Für sie als Protokollant ist wichtig den Konjunktiv richtig bilden zu können.
Wen sie darin noch unsicher sind, sollten sie fleißig üben, die direkte Rede in die Indirekte umsetzen. Das folgende Beispiel zeigt ihnen den Weg. DR.Müller ich habe mich schon immer dafür eingesetzt und bin deshalb oft angegriffen worden. Nun muss die Diskussion über dieses Thema aber endlich abgeschlossen werden."
Dr. Müller führt aus, er habe sich schon immer für diese Lösung eingesetzt, sei deshalb oft angegriffen worden.Nun müssen diese Diskussion endlich abgeschlossen werden - bitte vergleichen sie auch die Konjunktive im Verlaufsprotokoll auf der nebenstehenden Seite. Nun wünschen wir Ihnen viel Erfolg beim Protokollieren.
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