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Nachdem die Unternehmensaufgabe oder -teilaufgabe analysiert wurde, also in einzelne Aufgaben zerlegt wurde, bekannt ist, welche Informationen dazu notwendig sind und welche durch die Aufgabenerfüllung entstehen, klar ist, welche Beziehungen bestehen und der Organisator auch eine mengenmäßige Vorstellung hat, muss er nun diese Kernelemente zu sinnvollen Einheiten zusammenführen.
Die kleinste gebildete Einheit ist die Stelle - das Aufgabenpaket eines Aufgabenträgers. Die Zusammenfassung der Aufgaben geschieht analog zur Aufgabengliederung (nach Objekt, Verrichtung, Phase, Rang)
7.1 Die Stelle
Merkmale:
. Unabhängig von Personalwechsel
. Dauercharakter
. eindeutig und sinnvoll gegenüber anderen Stellen abgegrenzt
. Gesetz der Einheit von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung
Stellenbildung kann frei oder gebunden sein
"Gebunden" heißt, Qualifikationen und Neigungen vorhandener Mitarbeiter werden berücksichtigt.
Vorteile einer gebundenen Organisation:
. bessere Motivation
. bessere Nutzung der Fähigkeiten und Neigungen (bei ranghohen Positionen oft notwendig)
Nachteile einer gebundenen Organisation:
. Besetzungsprobleme bei Personalwechsel (Reorganisationsaufwand)
Vorteile einer freien Organisation:
. leichtere Besetzung
. weniger Reorganisationsaufwand beim Ausscheiden
7.1.1 Arten von Stellen
. Leitungsstellen
. Ausführungsstellen
. Stabstellen
7.1.1.1 Leitungsstellen
Merkmale:
. Fremdentscheidungsrecht (dürfen für andere Entscheidungen treffen)
. Anordnungsrecht
. Verantwortung für Handlungen und Unterlassungen seiner Mitarbeiter (Auswahl, Anleitung, Information, Kontrolle)
. Kontroll- und Fremdverantwortungsrecht (kann Mitarbeiter zur Rechenschaft ziehen)
. schöpferische Eigeninitiative
. Inhaber einer Leitungsstelle agiert (reagiert nicht nur)
. Leitungsspanne (span of control) = Anzahl der direkt ihm Unterstellten
Die Leitungsspanne ist abhängig von:
Einsatz von Stabstellen erhöht Leitungsspanne
heterogene Aufgaben verringern Leitungsspanne
zunehmende Hierarchieebene verringert Leitungsspanne
kooperativer Leitungsstil erweitert Leitungsspanne
Entscheidungsdezentralisierung erhöht Leitungsspanne
Notwendigkeit der Hierarchie
Bei arbeitsteiliger Aufgabenerfüllung ergibt sich ein Koordinationsbedarf. Einzelaktivitäten sind auf übergeordnete Ziele auszurichten und so aufeinander abzustimmen, dass es möglichst effizient zu einem Gesamtergebnis kommt. Selbstkoordination kann wegen der riesigen Zahl an Koordinationsbeziehungen nicht effizient sein. Die Hierarchie vereinfacht und überwindet Handlungsunfähigkeit wegen bestehender Konflikte bei Sachzielen.
Aufgabenverteilung
Formen der hierarchischen Verknüpfung
. flaches (breites) Leitungssystem
Vorteile:
kurze Kommunikationswege
größere Flexibilität
mehr Autonomie der unteren Ebenen
. tiefes (schmales) Leitungssystem
Vorteile:
straffe Führung, bessere Beherrschbarkeit
erleichterte Koordination
Inhalte der Leitungsbeziehung
Fachliche Befugnisse beziehen sich auf Elemente und Dimensionen
Disziplinarische Befugnisse beziehen sich auf
. langfristige Mitarbeiterentwicklung (Einstellung, Weiterbildung, Beurteilung, Beförderung, Entlassung)
. kurzfristige Mitarbeitersteuerung (Anwesenheitskontrolle, Regelungen im Rahmen der Gleitzeit)
Grundsatz: Nur fachliche Befugnisse können geteilt werden, disziplinarische Befugnisse müssen in einer Hand liegen.
7.1.1.2 Ausführungsstellen
Dürfen keine verbindlichen Anweisungen geben
7.1.1.3 Stabstellen
Merkmale:
. Unterstützen Instanzen, denen sie zugeteilt sind (qualitativ, quantitativ)
. Übernehmen Entscheidungsvorbereitung bzw. die auf die Entscheidung der Instanz folgenden Durchführungs- und Überwachungsarbeiten
. Stabstellen können keine verbindlichen Anweisungen geben
Mögliche Probleme:
. Instanz fühlt sich abhängig
. Informationsmanipulation, -filterung
. Linie neigt zur Beibehaltung bestehender Regelungen, Stab neigt zur Änderung
. Unterschiede im Alter, Ausbildung
. Fluktuation (Personalwechsel) im Stab
7.2 Durchführung der Aufgabensynthese
Es geht bei der Aufgabensynthese um die gleichen Gliederungskriterien wie bei der Analyse nach denen zentralisiert oder dezentralisiert wird.
7.2.1 Verrichtungszentralisation
Die durch gleichartige Verrichtungen gekennzeichneten Teilaufgaben werden zu Aufgabenkomplexen zusammengefaßt (=Objektdezentralisation)
Vorteile:
. Erfahrungskonzentration auf einen verrichtungsbegrenzten Aufgabenbereich
. Niedrige Kosten pro Leistungseinheit durch spezialisiert Sachmittel bei hoher Auslastung
. Niedrige Personalkosten durch Einsatz angelernter Aufgabenträger
. Berücksichtigung spezieller Kenntnisse und Fähigkeiten
Nachteile:
. abnehmende Flexibilität beim Einsatz von spezialisierten Sachmitteln
. Hohe Kosten pro Leistungseinheit bei niedriger Auslastung
. Erhöhte Kosten durch Anlernung
7.2.2 Objektzentralisation
Zusammenfassung von ungleichartigen Verrichtungen an einem gleichartigen Objekt
Vorteile:
. Erfahrungskonzentration auf einen objektbezogenen Aufgabenbereich
. Kostensenkung durch Einsatz spezialisierter Sachmittel bei hohem Mengenanfall
. Vermeidung von Mehrfacheinarbeitung verschiedener Spezialisten
. Koordination auf objektspezialisierte Aktionseinheit beschränkt
. Vermeidung von Arbeitsmonotonie durch Wahrnehmung unterschiedlicher Verrichtungen
Nachteile:
. abnehmende Flexibilität beim Einsatz von spezialisierten Sachmitteln
. Kostenerhöhung infolge Spezialisierung bei niedrigem Mengenanfall
. Isolierung der objektzentralisierten Aktionseinheiten
. Gefahr des Gegeneinanderarbeitens infolge geringer Koordination
7.2.3 Entscheidungszentralisation
Möglichkeiten werden bestimmt durch die
. Art der Entscheidung
. für Entscheidung erforderliche Information
. Bedürfnisse der Aufgabenträger
7.2.4 Weitere Zentralisationsformen
. räumlich: unterschiedliche Teilaufgaben werden an einem Ort zusammengefaßt
. sachmittelorientiert
. zeitorientiert ohne Berücksichtigung des sachlichen Inhalts
. Aufgabenträger-Zentralisation
7.2.5 Neue Verfahren der Arbeitsteilung
. Job Rotation: Mitarbeiter lösen sich in einem bestimmten zeitlichen Rhythmus ab
. Job Enlargement: zusätzliche vor- oder nachgelagerte Aufgaben (innerhalb einer Phase)
. Job Enrichment: phasenübergreifende Erweiterung (Realisation + Entscheidung, Kontrolle)
. Autonome Arbeitsgruppen: Aufgabenbereicherung und zusätzlich legt die Gruppe frei fest ihre Arbeitsteilung, Arbeitsverfahren, Zeiteinteilung, Gruppenstruktur. Die Fremdsteuerung beschränkt sich auf die vorgegebenen Leistungen.
7.3 Abteilungsbildung
Stellen sind Elemente des sozio-technischen Systems Unternehmung. Sie werden zu weiteren Systemen höherer Ordnung - den Abteilungen - in der Weise zusammengefaßt, dass mehrere Stellen/Abteilungen einer Leitungsstelle zugeordnet werden.
Dabei ist die Abteilungsaufgabe nach Art und Umfang zu bestimmen und die Abteilungsgliederung festzulegen. Bestimmende Faktoren sind dabei das Aufgabenvolumen, die Beherrschbarkeit (Leitungsspanne) und das Wirtschaftlichkeitsprinzip.
Durch die fortschreitende Vereinigung von Abteilungen niedrigerer Ordnung zu denen höherer Ordnung wird das Unternehmen strukturiert. Den Abschluss bildet die Unternehmensleitung (Geschäftsführung).
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