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Die Farbe der Hardwaregehäuse sollte zwischen Beige und kieselgrau und Halb- bis Seidenmatt liegen bzw. einem Reflexionsgrad von 15 - 75% entsprechen.
Die Geräte dürfen keine starken Lärmbelästigung verursachen, da beispielsweise ständiges Summen die Konzentrationsfähigkeit mindert. Die DIN EN ISO 7779 hat die Schalleistungspegel für Laser- und Tintenstrahldrucker auf maximal 55dB (A) und für Matrixdrucker auf 72 dB (A) festgelegt.
Um die Verletzungsgefahr zu mindern dürfen die Geräte keine scharfen Ecken und Kanten aufweisen. Zudem sollte die Bedienung der Geräte möglichst einfach gestaltet werden. So sollten wichtige Knöpfe an der Vorderseite der Geräte angebracht sein.
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