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Die Vorzüge von PDF liegen auf der Hand. Denn das Erstellen von PDF-Dateien ist so einfach wie das Drucken aus einem Textverarbeitungs- oder Layoutprogramm entweder durch Acrobat Writer oder durch Erzeugung von PostScript-Dateien, die im Nachhinein mit dem Acrobat Distiller in PDF-Dateien umgewandelt werden. Auf diese Weise kann Geld und Zeit gespart werden, da die Information nur einmal erstellt ,bzw. publiziert wird und auf allen elektronischen Medien verbreitet werden kann - von World Wide Web, CD-ROM, Netzwerken, Online-Diensten, e-mail usw.
Durch die Systemunabhängigkeit des Formats und die kostenlose Verbereitun des Acrobat Readers ist praktischerweise jeder in der Lage, PDF-Dateien zu lesen. Folgende Beispiele sollen die Einsatzmöglichkeit des PD-Formates darstellen.
... im Unternehmen
Aktennotizen für Kollegen, Kundenangebote, Berichte und selbst Rechnungen sind einige Beispiele, für die PDF-Dateien sinnvoll erscheinen und dadurch große Mengen an Papier und Archivierungsaufwand einsparen. Bei großen Datenbeständen ist der Einsatz von AcrobatCatalog sinnvoll, um den Zugriff zu erleichtern und zu beschleunigen.
Eine andere Möglichkeit für ein Unternehmen, die Vorteile von Acrobat zu nutzen, ist das Katalogisieren der Mitarbeiter. Auf diese Weise haben Führungskräfte die Möglichkeit, sich eine Liste der Mitarbeiter zu erstellen, die bestimmte Eigenschaften haben. Ein Beispiel wäre die Suche nach allen Ingenieuren eines Unternehmens, die für ein Projekt gebraucht werden.
... für Corporate-Design Richtlinien
Die gesamten CD-Richtlinien eines z.B. internalionalen Unternehmens, können festgelegt werden, in Form von sowohl inhaltlichen wie auch gestalterischen Standardvorlagen, für Geschäftsbriefe, interne Briefe, Präsentationen, Einladungen, Fax- und Kurzmitteilungen. Insbesondere wenn die Daten auf einem Netzwerk, also Online, zur Verfügung stehen, wird jegliche Korrektur bzw. Aktualisierung der Richtlinien tatsächlich aktuell.
... für Präsentationen
PDF funktioniert grob gesehen wie andere Präsentationsprogramme. Das Dokument kann auch auf dem gesamten Bildschirm angezeigt werden, wobei die Möglichkeit besteht, per Maus oder automatisch per Zeiteinheit zu blättern.
... bei Korrekturzyklen
Beim Erstellen bzw. Publizieren von großen Dokumenten wiederholen sich Korrekturen meistens häufiger als geplant. Beim Einsatz von PDF-Dateien verkürzen sich diese Zeiten, insbesondere durch die Vernetzung der Teilnehmer sowie durch die Systemunabhängigkeit des PD-Formats. Das gesamte Dokument wird an einen Teilnehmer geschickt, bzw. im Netz zur Verfügung gestellt. Dieser gibt seine Korrekturen als Anmerkungen an. Sind mehrere Teilnehmer beteiligt, kann z.B. jeder eine bestimmte Farbe für sich benutzen. Um Daten beim Zurückschicken zu reduzieren, wird einfach nur eine separate Datei mit den Anmerkungen exportiert. Diese Datei importiert der Ersteller und bearbeitet das Ursprungsdokument seitenweise.
... für die Belichtung
Es sind einige positive Eigenschaften gegenüber PostScript zu erwähnen: Beim Erstellen von PDF-Dateien mit dem Distiller werden schon etwaige PostScript-Fehler erkannt. Vom Datenvolumen her sind PDF-Dateien meistens kleiner als PostScript-Dateien. Der Ersteller ist nicht ausschließlich angewiesen auf solche Belichtungsstudios, die dasselbe Layoutprogramm haben. Andererseits sind die Studios nicht abhängig von den Treibern der Kunden, sondern benutzen ihre bewährten PostScript-Einstellungen. Dokumente können direkt auf dem Bildschirm kontrolliert werden. Nicht-korrekte Seiten können extrahiert und separat belichtet werden. Kleinere Korrekturen sind noch kurz vor der Belichtung möglich.
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