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In diese Einheit ist das Modell der Organisationseinheit gespeichert.
Es ist ein Skelett, auf dem das Organisationsmodell eines Unternehmens aufgebaut werden soll. Das Modell besteht aus Aktueren, das sind natürliche Personen, die zu Stellen und die Stellen wiederum zu Organisationseinheiten eindeutig zugeordnet werden. Die Rollen beziehen sich auf die gesamte Organisation und sind den Mitarbeitern zugeordnet. Die Kompetenz beschreibt die Befugnisse von Stellen und Rollen und reguliert den Zugriff auf Ressourcen und die Aufgabenzuordnung. Wenn Klaus Meyer ein Mitarbeiter ist, der die Stelle als Kreditsachbearbeiter in der Kreditabteilung besetzt, hat er die Rolle des Kreditsachbearbeiters. Entsprechend dieser Rolle kann er auf die Ressourcen zugreifen, und bekommt, die für ihm bestimmten, Kreditaufgaben. Zur Laufzeit können befugnisse gegeben oder entnommen oder der Bearbeiter bestimmt werden. Die Organisationsstruktur kann auch leicht angepasst werden, indem zB. die zeitlich begrenzten Arbeitsgruppen gegründet werden.
Geschäftsprozeß Management
Der Geschäftsprozeßmanager bildet eine Art Aktenklammer, wo sich alle Dokumente und Prozesse, die zu einer Kundenbeziehung zugeordnet sind, befinden. Jeder Bearbeiter hat eine individuelle Sicht auf eine Untermenge aller Geschäftsprozesse. Diese werden je nach Berechtigungen entsprechend verwaltet und verfolgt.
Workflow Management
Der Workflow Manager beinhaltet die Summe der Regel, nach denen in dem Unternehmen gearbeitet wird. Er umfaßt unter anderem die Zugangskontrolle, Kontrolle von Start- und Endbedingung, Dokumentenfluß, Aufruf von integrierten Software, Protokollierung.
Architektur und Integration
Workparty ist PC orientiert und basiert auf Client/Server Architektur, bietet eine einfache und einheitliche Bedingung von Applikationen und Tools. Sowohl Objekte als auch Verwaltungs- und Steuerungsdaten liegen auf den Servern. Die Datenbankanbindung laüft über ODBC und SQL API Schnittstelle. Es lassen sich problemlos Datenbanken wie Informix On-Line oder Oracle integrieren. Es gibt auch Schnittstellen für den Zugriff auf andersartige Datenquellen wie zB. Dokumentmanagement DocuLive, Imaging, E-mail, Archivierungssystem ARCIS. Serverkommunikation erfolgt über e-mail, Objekte und Daten kommunizieren sich über MAPI - Schnittstelle. Die Architektur und die Schnittstellen halten sich am Referenzmodell der Workflow Management Coalition.
Workparty erlaubt Integration von der verschiedenen unternehmensspezifischen Insellösungen, von der Anwendungen (bis zu einer bestimten Tiefe) und von den elektronischen Dokumenten und Dokumenten in der Papierform (dank zB. Integration mit den scanninig Systemen).
Generelles zu Workflow Management Systemen
Zu allen funktionierenden Workflow Systemen läßt sich generell sagen, daß sie die funktionale, operationale, verhaltensbezogene, informationbezogene und organisatorische Aspekte unterstützen, obwohl sie unterschiedlich realisiert werden. Die Erweiterung der Aspekte um neue Modellierungselemente beim größten Teil der Systeme ist nicht möglich, die Hinzunahme gänzlich neuer Aspekte (zB. Transaktionaler Aspekt) ist sehr kritisch, bestimmte Aspekte können auch nicht weggelassen werden. Sehr schlecht zu beurteilen ist die Modularität und folglich die Skalierbarkeit des Systems, wegen dem Fehlen der Publikationen von Implementierungsdetails.
Workflow bei der OMV
1995 beauftragte die OMV die LOG IN Informationsverarbeitungs- und Dokumentenmanagement Ges.m.b.H. mit der Realisierung einer Lösung für die Raffinerie Schwechat bei Wien. Die Raffinerie Schwechat ist eine der größten und komplexesten Binnenraffinerien Europas. Sie versorgt schwerpunktmäßig den österreichischen Markt mit Mineralölprodukten und erzeugt darüber hinaus petrochemische Rohstoffe. Basis für die neue Lösung RAF-EDMS, Raffinerie - Elektronisches Dokumenten Management System, ist COI-BusinessFlow, das integrierte Dokumenten- und Vorgangsmanagementsystem der deutschen Firma COI.
Technische Unterlagen für Raffinerien zur Produktion, Instandhaltung sowie Projektplanung sind hochkomplex. Dies führte bei der Raffinerie Schwechat zu einer unüberschaubaren Anzahl von Dokumenten wie Rohr- und Instrumentenschemata, Verfahrensanweisungen, Übersichts-, Detailzeichnungen und Auslegungen von Apparaten sowie Broschüren. Nicht selten existierten mehrere Versionen von Unterlagen. Handbücher mit gleichem Inhalt wurden an bis zu elf Abteilungen verteilt. Das jeweils gültige \"Masterexemplar\" zu identifizieren, gestaltete sich mit jedem Tag komplizierter.
Wichtigste Anforderung des neuen RAF-EDMS war die einmalige Verfügbarkeit und Aktualisierung des gültigen Originals in elektronischer Form. Der jeweilig verantwortliche Dokumenteninhaber aus der Fachabteilung oder der Produktion verwaltet seine Originale für alle Anwender. Die bereichsweite Vernetzung der Raffinerie erlaubt den einfachen und schnellen Zugriff auf diese Originale.
Mit der konkreten Umsetzung begann das Projektteam 1995. Im Anschluß an eine Pilotinstallation, die die technische Lösbarkeit und Anwenderakzeptanz sicherstellte, startete die raffinerieweite Einführung von RAF-EDMS. Der funktionelle Teil des Projektes, nämlich die Bereitstellung der benötigten Hardware und Standardsoftware und vor allem die Installation von COI-BusinessFlow, ist seit Dezember 1996 realisiert. Die von einem OMV-Übernahmeteam aufbereiteten und aktualisierten Betriebshandbücher werden schrittweise über Stapelscanner erfaßt, insgesamt über 60.000 Filmlochkarten und 400 Betriebshandbuchordner. Ziel der Anwender ist es, die Dokumentenverwaltung des Stoppbetriebs (Generalrevision, die für die Anlagen alle 3 bis 4 Jahre durchgeführt wird) elektronisch abzuwickeln. Dafür müssen die benötigten Dokumente rasch und exakt auffindbar sein und andererseits während der Revision laufend aktualisiert werden können.
Die vorhandene Vernetzung der Rechner in den verschiedenen Meßwarten, Bürogebäuden und Labors der Raffinerie ermöglicht allen zuständigen Anwendern den Zugriff auf die vorhandenen aktuellen Dokumente. \"Durch ständige Modernisierungen und Maßnahmen zur Beschleunigung des Datendurchsatzes erreichen wir auch attraktive Antwortzeiten bei der Abfrage von großen oder umfangreichen Vorgängen\", kommentiert der Geschäftsführer von LOG IN, Alfred Suchentrunk, das OMV-Projekt.
Ist eine technische Unterlage zu bearbeiten, so können mittels Redlining (Markieren) im Dokument Notizen und Kennzeichnungen angebracht werden. Nachbearbeitungen erfolgen je nach Ursprung im Native-Format (etwa Winword oder AutoCAD) oder bei TIFF- Dokumenten über einen Rastereditor. Durch die offene Systemarchitektur von BusinessFlow konnten die gängigen CAD/CAE-Systeme ICEM, PROMIS und AutoCAD in RAF-EDMS integriert werden. Die gewählte Archivierung der Zeichnungen im neutralen TIFF-Format ermöglicht den Zugriff auch für Nicht-CAD/CAE-Anwender und gewährleistet darüber hinaus die Unabhängigkeit von Versionsänderungen der erzeugenden Systeme.
Im Rahmen einer technischen Vorgangsbearbeitung wurde der OMV- Schadensatlas, d. h. die exakte Dokumentation und Ursachenermittlung eines Schadensfalles in der Raffinerie, realisiert. Die nächsten Schritte sind die Integration mit SAP R/2-Anwendungen zur Instandhaltung, der Ausbau und die Erweiterung der technischen Vorgangsbearbeitung um weitere dokumentenorientierte Arbeitsabläufe (QS-Handbuch, Freigabeläufe, Projektierungsvorgänge), der Einsatz und die Integration von Volltextretrievalsoftware, die Erweiterung und die Integration von Erstellungswerkzeugen für technische Dokumentationen sowie die Integration eines Infoservers für eine Intranetlösung.
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