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Die Begriffe Geschäftsprozess, Workflow und Tätigkeit
Der Begriff Geschäftsprozess
Der Geschäftsprozess ist ein organisatorischer Ablauf in einem Unternehmen, welcher Daten erzeugt und an dem in der Regel mehrere Mitarbeiter in unterschiedlichen Unternehmensbereichen beteiligt sind.
Beispiel eines Geschäftsprozesses ist die organisatorische Klammer zur ganzheitlichen Verwaltung einer Bestellung von der Abgabe derselben über die Lieferschein- und Rechnungsprüfung bis hin zur Freigabe der Rechnung.
Der Begriff Workflow
Der Workflow ist die Ablauffolge von Tätigkeiten.
Um eine Aufgabe zu erfüllen, sind mehrere Tätigkeitsschritte nötig, die in der Regel von mehreren Personen ausgeführt werden. Diese Tätigkeiten sind oft logisch und zeitlich miteinander verknüpft.
Die Kette von Tätigkeiten wird als Workflow oder auch als Ablauforganisation bezeichnet.
Der Begriff Tätigkeit
Die Tätigkeit ist die Durchführung eines Arbeitsschrittes.
Eine Tätigkeit ist zum Beispiel das Holen, Versenden oder Drucken eines Dokumentes, das Lesen oder Schreiben eines Datensatzes,...
Die Abgrenzung zwischen Geschäftsprozess, Workflow und Tätigkeit
Die Begriffe CSCW, Groupware, Workflow Management und Workgroup Computing
Der Begriff CSCW
Im Zusammenhang mit CSCW (\"Computer Supported Cooperative Work\") erforschen Wissenschaftler aus den verschiedensten Disziplinen die kooperative Arbeit in Organisationen und deren Unterstützung durch die Technik. Durch die Multidisziplinarität entstehen Konflikte zwischen Begriffsdefinitionen sowie Meinungsverschiedenheiten über die Forschungsinhalte bzw. -schwerpunkte. Große Unklarheit besteht, welche Elemente kooperative Arbeit bzw. Gruppenarbeit ausmachen und wie sie unterstützt werden können.
CSCW sucht also noch seine Abgrenzung zu anderen Forschungsgebieten. Einige Autoren sehen CSCW deshalb zur Zeit als Paradigma an oder fragen, ob es wirklich notwendig ist, CSCW genau zu definieren.
Eine allgemeine Definition von CSCW ist:
Unter CSCW wird ein interdisziplinäres Forschungsgebiet aus Informatik, Soziologie, Psychologie, Arbeits- und Organisationswissenschaften, Anthropologie, Ethnographie, Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftswissenschaften, u.a. verstanden, das sich mit Gruppenarbeit und die Gruppenarbeit unterstützender Informations- und Kommunikationstechnologie befaßt. Wobei der Terminus CSCW als Schlagwort anzusehen ist und ihm keine besondere Bedeutung zukommt.
Aus dem Spektrum der unzähligen Aspekte sollen hier die
. der Art und Weise der Zusammenarbeit von Menschen innerhalb von Gruppen,
. der Koordination der Arbeit,
. der Anforderungen an die angewandten Technologien und deren Auswirkung auf den Menschen und
. der Auswirkungen auf und Anforderungen an die Organisationsstrukturen
beispielhaft erwähnt werden.
Der Begriff Groupware
Der Groupwarebegriff ist weit stärker umstritten als der Begriff CSCW. Die Auffassungen, was zur Groupware gehört und wozu sie dient, gehen weit auseinander. Unklarheiten, was Groupware von anderen Produkten abgrenzt, gibt es bezüglich den Komponenten eines Informations- und Kommunikationssystems, der Art der zu unterstützenden Gruppenarbeit sowie die Größe der zu unterstützenden Organisationseinheit, den Unterstützungsfunktionen und deren Umfang sowie wirtschaftlichen und organisatorischen Zielsetzungen.
Groupware besteht nicht nur aus Software, sondern umfaßt auch Hardware. Außerdem hat der Einsatz von Groupware Auswirkungen auf die Infrastruktur und Organisation. Weiter entsteht die Frage, was zur Gruppenarbeit gehört. So fordern Kraut, Egido und Galegher, daß neben der zielgerichteten bzw. aufgabenbezogenen Zusammenarbeit Groupware auch beiläufige, soziale Interaktion unterstützen muß, da dies ein wichtiger Faktor des Arbeitsablaufes darstellt. Die Art und der Umfang der Unterstützungsfunktionen von Groupware ist derzeit durch die Möglichkeiten der Technologie und der Softwaremodellierung begrenzt, jedoch sollte jede Art von Interaktion zwischen Gruppenmitglieder unterstützt werden. Ziel von Groupware ist eine humane Gestaltung der informations- und kommunikationstechnologischen Unterstützung und dadurch die Steigerung der Effizienz und Produktivität sowie Flexibilität und Geschwindigkeit.
Eine allgemeine Definition von Groupware:
Die praktische Umsetzung der im CSCW-Forschungsgebiet gewonnen Erkenntnisse in ein Informations- und Kommunikationssystem, das die Teamarbeit unterstützt, wird als Groupware bezeichnet. Einflußfaktoren von Groupware sind Mensch, Aufgabe, Organisation und Technik.
In Anbetracht der uneinheitlichen Definitionen stellt die Frage, ob eine Definition von Groupware wirklich wichtig ist.
Der Begriff Workgroup Computing
Der Begriff Workgroup Computing ist seltener in der Literatur zu finden als die anderen hier behandelten Begriffe. Es bedeutet in der Regel die praktische Anwendung von Groupware. Wird Workgroup Computing als Gegensatz zu Workflow Management verstanden, stellt es eine flexible informations- und kommunikationstechnologische Unterstützung einer kleineren Gruppe, die in Eigenregie unterschiedliche und überwiegend unstrukturierte Aufgaben mit einer niedrigen Wiederholungsfrequenz bearbeitet, dar.
Der Begriff Workflow Management
Das Verständnis bezüglich Workflow Management ist relativ einheitlich: Die Workflow Management Coalition (siehe unten) befaßt sich damit, die Begriffsdefinitionen, die mit diesem Bereich von Groupware verbunden sind, zu vereinheitlichen.
So kann allgemein definiert werden:
Workflow Management umfaßt die Modellierung, die Simulation sowie die Ausführung und Steuerung (in zeitlicher und örtlicher Hinsicht) von Geschäftsprozessen unter Bereitstellung der jeweils benötigten Informationen und Werkzeuge.
Bisher werden überwiegend strukturierte Arbeitsvorgänge mit folgenden Eigenschaften automatisiert:
. große Anzahl von Personen und Applikationen, organisationsumfassend
. hoher Strukturierungsgrad
. hohe Wiederholungsfrequenz mit wenige Ausnahmen.
Jedoch fordern immer mehr Autoren, jede Art von Arbeitsvorgänge zu unterstützten. Das hat zur Folge, daß Workflow Management immer mehr zur Groupware wird, die alle Dimensionen der Interaktion unterstützt.
Die Abgrenzungen zwischen CSCW, Groupware, Workgroup Computing, Workflow Management
Abbildung: Überschneidungen der Begriffe Groupware, Workgroup Computing und Workflow Management
Die Workflow Management Coalition
Die WFMC wurde 1993 mit dem Ziel gegründet, Standards zu erarbeiten, die es dem Anwender unter anderem erlauben würden,
. auf Basis einer einheitlichen Prozeßbeschreibungssprache Analyse- und Modelliertools anderer Hersteller einzusetzen und deren Ergebnisse in ein Workflow-System zu importieren, statt die Abläufe in der Definitionsumgebung des Workflow-Herstellers neu erfassen zu müssen;
. aus einer Client-Software auf mehrere Workflow-Systeme unterschiedlicher Hersteller zuzugreifen
. Workflow-Systeme unterschiedlicher Hersteller miteinander kommunizieren zulassen, um beispielsweise Vorgänge von System A nach System B zu delegieren. In Unterschied zu EDI (Electronic Data Interchange) sollten nicht nur Daten, sonder auch Vorgangsaufrufe, Statuskontrolle und Vorgangssynchronisation systemübergreifend möglich sein;
. Systemverwaltungs- und Monitoringfunktionen zu vereinheitlichen etwa um diese auch mit Fremdanwendungen wie Reporting und Statistikwerkzeugen verknüpfen zu können.
Heute, 1998, muß man feststellen, daß die Spezifikationen noch nicht vollständig sind, und daß dort, wo vollständige Spezifikationen vorliegen (wie z. B. beim sog. Workflow Interoperability Interface 4), keine Kompatibilitätsgarantie gegeben ist. Einige Hersteller haben zwar bereits Implementierungen von Sub-Sets der WFMC-Spezifikationen vorgestellt, aber allesamt erst im Prototypen-Stadion. Einige Anbieter argumentieren, daß ihre Produkte "WFMC-nah" programmiert seien; aber für Standards, die der Kommunikation komplexer Systeme dienen, gilt: "Knapp daneben ist auch vorbei." Darüber hinaus gibt es noch große Lücken in den Spezifikationen selbst und bei der Frage, was als WFMC-konform gilt und was nicht. Hier hat die Diskussion um Konformitätstest und Zertifikate gerade begonnen. Die Spezifikationen sind allgemein genug, um unter den beteiligten Hersteller der WFMC konsensfähig zu sein. Die technische Mittel zur Implementierung der Spezifikationen sind freigestellt, was natürlich dann zum Problem werden kann, wenn unterschiedliche Implementierungen aufeinandertreffen. Interface 4 bspw. definiert auf abstrakter Ebene die Kommunikation zwischen Workflow-Systemen. Die Implementierung - das sogenannte Binding - erfordert das Festlegen auf Netzwerkprotokolle und andere Spezifika. Bisher gibt es aber nur ein definiertes Binding auf Basis der Internet-Protokolle und MIME (seit März 1997).
Die bereits 1995 präsentierten Bindings auf Basis der Microsoft -MAPI-WF (Workflow-Frameworks) sind noch nicht verabschiedet. CORBA-Bindings
liegen derzeit bei der OMG zur Stellungnahme. Sobald diese unterschiedlichen Implementierungen in Produkten verfügbar werden, wird die Situation eintreten, daß es Produkte geben wird, die zwar "WFMC-Interface-4-kompatibel" sind, aber trotzdem nicht miteinander kommunizieren können - was nach der ursprünglichen Zielsetzung der WFMC eigentlich die Hauptaufgabe des Interface 4 ist.
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