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Ein Protokoll ist ein schriftlicher Bericht über eine Sitzung, Tagung, ein Referat (mit oder ohne Diskussion) oder eine Besprechung.
Da das Protokoll Handlungen, Aussagen und Beschlüsse festhält, dient es der Dokumentation und Information, es kann aber auch als Beweismittel herangezogen werden.
PROTOKOLLARTEN
1. Wörtliches Protokoll
Wörtliche Wiedergabe (einschließlich eventueller Zwischenbemerkungen) des gesamten Sitzungsverlaufes.
2. Ausführliches Protokoll
Bei dieser Protokollart werden nicht nur die wesentlichen Beiträge der einzelnen Redner (mit Namensnennung), sondern auch alle wichtigen Argumente und Beispiele niedergeschrieben. Anschließend werden die Beschlüsse festgehalten.
3. Kurzprotokoll
Es enthält gedrängte Darstellung des Konferenzverlaufs einschließlich der namentlichen Aufführung der Redner. Das Zustandekommen der Beschlüsse muß ersichtlich sein.
4. Kurzes Stichwortprotokoll
Bei dieser Art werden die wesentlichsten Gedanken einer Diskussion notiert. Abschließend werden die Beschlüsse protokolliert.
5. Ergebnis- oder Beschlußprotokoll
Es ist die knappste Form der Niederschrift. Neben formalen Angaben (zB Datum und Unterschriften) enthält es nur Konferenzergebnisse, aber keine Angaben über deren Zustandekommen.
6. Gedächtnisprotokoll
Wenn kein Protokollführer anwesend ist, diktiert der Vorsitzende (oder ein bestimmter Teilnehmer) nach der Besprechung eine Zusammenfassung aus dem Gedächtnis.
7. Vernehmungsprotokoll
Es wird bei der Vernehmung einer oder mehrerer Personen aufgestellt. Es ist ein wörtliches oder zumindest ein ausführliches Protokoll (oft in Frage und Antwort). Besondere Vorschriften sind bei der Erstellung zu beachten (zB Unterschriften).
PROTOKOLLÄHNLICHE SCHRIFTSTÜCKE
Telefonnotiz
Niederschrift über ein Telefongespräch - erfolgt meistens auf einem Vordruck
Aktennotiz
Wird häufig im innerbetrieblichen Bereich verwendet. Sie ist an keine bestimmten Formvorschriften gebunden.
PROTOKOLLRAHMEN
- Bezeichnung des Vereins, Unternehmens, der Behörde ...
- Protokollart
- Ort der Tagung, Sitzung ...
- Tag - Zeit
- Teilnehmer
- Tagesordnung
- Tagesablauf - Beschlüsse
- Ort und Datum der Erstellung
- Unterschrift der Protokollführerin/des Protokollführers und andere Sitzungsteilnehmer
- Verteiler
Beachten Sie bei der Ausarbeitung des Protokolls, daß der Text übersichtlich dargestellt wird und einzelne Beschlüsse bzw. Abstimmungsergebnisse rasch gefunden werden können.
Daher:
- klare Überschriften
- Namen der Redner hervorheben (unterstreichen, Festschrift
- Beschlüsse kennzeichnen
- richtige Anwendung der direkten und indirekten Rede (die indirekte Rede erfordert den Konjunktiv = Möglichkeitsform)
- knappe, klare Sätze (vermeiden Sie viele Nebensätze bzw. Verschachtelungen)
- schlichte, treffende Ausdrücke
Gute Protokollführung bedarf einer entsprechenden Vorbereitung. Nur wenn der Protokollführer das zu behandelnde Sachgebiet kennt, kann er seine Arbeit sinnvoll ausführen. Fachausdrücke, Abkürzungen, die üblichen Arbeitsabläufe und Denkvorgänge sollten ihm bekannt sein.
Der Protokollführer muß Zusammenhänge erkennen, das Wesentliche schnell erfassen und das Unwesentliche schon bei der Aufnahme weglassen.
Halten Sie sich deshalb beim Protokollieren an die Regel: Hören - Denken - Schreiben
AUFGABEN DES PROTOKOLLFÜHRERS NACH DER PROTOKOLLAUFNAHME:
Erstellung der Reinschrift so rasch wie möglich nach Protokollaufnahme - die Eindrücke der Sitzung sind noch \"frisch\" im Gedächtnis, - sofern nicht Protokollaufnahme und Niederschrift zusammenfallen:
· Lesen der Notizen
· Markieren wichtigster Textpassagen
· Anfertigen eines Entwurfes
· Überarbeiten des Entwurfes
· Reinschreiben am PC oder der Schreibmaschine
· Vorlegung des Protokolls an den Vorsitzenden zur Unterschrift
· Verteilen des Protokolls
· Ablegen des Protokolls
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