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Zu Beginn wird von dem Projektleiter (Projektverantwortlicher) ein Projektplan erstellt. In dieser ersten Version des Projektplans müssen alle Aktivitäten enthalten, sowie gewisse Abschätzungen bezüglich Dauer und Aufwand des Projekts aufgenommen werden. Fällt die Entscheidung für die Ausführung des Projekts, so muß dann der eigentliche Projektplan von dem Projektleiter erstellt werden. Er muß sich dabei mit verschiedenen anderen Personen oder Personengruppen beraten.
Bei größeren Projekten muß eine Teilung in einen Gesamtprojektplan und in Detailprojektpläne vorgenommen werden.
Der Gesamtprojektplan sollte unter anderem folgende Informationen enthalten:
. Eine Beschreibung der Aufgabenstellung des Projekts
. Die verwendete Entwicklungsmethode
. Festlegung von Hauptmeilensteinen
. Eine Zerlegung des Gesamtprojekts in Teilprojekte (für die es jeweils einen Detailprojektplan gibt)
. Einen Zeitplan mit den wichtigsten Terminen
. Wichtige zeitliche Abhängigkeiten (Netzplan)
. Eine Personalübersicht
. Eine Übersicht über die benötigten Ressourcen (Betriebsmittel, usw)
Ein Detailprojektplan sollte enthalten:
. Eine Zerlegung des (Teil-) Projekts in Teilaufgaben
. Eine kurze Beschreibung dieser Teilaufgaben und ihrer Endprodukte
. Start- und Fertigstellungstermine für die Teilaufgaben
. Zuordnung der Verantwortlichkeit für die einzelnen Teilaufgaben
. Zuteilung von Ressourcen zu den einzelnen Teilaufgaben bzw. zu den verantwortlichen Personen
Ein Projektplan entwickelt sich im Laufe eines Projekts schrittweise:
Zu Beginn wird ein Übersichtsprojektplan mit den Hauptmeilensteinen erstellt. Die erste Version des eigentlichen Projektplans enthält dann eine genaue Planung aller Schritte bis zum nächstfolgenden Meilenstein, bei dem die nächste Version des Projektplans fällig ist, die dann weitere genaue Planungen enthält.
Die Definition eines Meilensteines in einem Projektplan muß drei Punkte enthalten:
. Die Produkte, die zu diesem Meilenstein fertig sind
. Den Termin für diesen Meilenstein
. Die Kontrollverfahren, die auf die Produkte des Meilensteins angewandt werden
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